Privacy Policy Associazione Copernicani Ex art. 13 e 14 Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”)

L’Associazione denominata “COPERNICANI” è impegnata nella protezione dei Dati Personali che le vengono affidati. Pertanto, la loro gestione e la loro sicurezza vengono garantite con la massima attenzione, conformemente a quanto richiesto dalla normativa privacy di cui al Regolamento UE 679/2016.

Questa informativa, illustra chi siamo, per quali scopi potremmo utilizzare i Tuoi dati, come li gestiamo, a chi potrebbero essere comunicati, dove potrebbero essere trasferiti e quali sono i Tuoi diritti.

L’informativa è diretta agli associati della Associazione, ai visitatori del sito internet copernicani.it, ai simpatizzanti, ai collaboratori e a coloro che intendono rimanere informati in relazione alle attività della Associazione o intendono contribuire alla stessa pur non acquisendo la qualifica di associati.

Chi tratterà i miei dati?

I tuoi dati saranno trattati, in qualità di Titolare del trattamento, da: Associazione denominata “COPERNICANI”, con sede in Piazza della Repubblica, 1, Milano, codice fiscale 97803240155, email: privacy@copernicani.it (di seguito il “Titolare”)

L’elenco dei Responsabili esterni per il trattamento dei Dati personali è disponibile presso la sede del Titolare.

Perché avete bisogno dei miei dati?

L’Associazione COPERNICANI è una associazione senza scopo di lucro.

Il Titolare utilizzerà i Tuoi dati esclusivamente per le seguenti finalità:

1. Comunicazioni periodiche relative alle iniziative della Associazione o news in ambito sociale, culturale, politico, giuridico e inserimento del Tuo nome e della Tua email nella mailing list dei copernicani.
2. Comunicazioni relative alle attività amministrative della Associazione, ivi incluse le comunicazioni concernenti le convocazioni degli associati e degli organi associativi, la gestione dei procedimenti disciplinari, l’approvazione o il rifiuto di accettare nuovi associati, ogni altra eventuale attività connessa allo svolgimento dell’attività ordinaria o straordinaria della Associazione.
3. Gestione della raccolta dei finanziamenti
4. Gestione dei rapporti con autorità ed enti pubblici terzi per finalità connesse a particolari richieste e all’adempimento di ogni obbligo di legge e regolamento;
5. Gestione dei rapporti con soggetti terzi, associazioni ed enti (anche collegate o controllate dall’Associazione), nei limiti consentiti dalla legge, dal Codice privacy e dallo statuto e codice etico della Associazione;
6. Gestione operativa della navigazione sul sito internet copernicani.it e dei relativi dati di iscrizione alla Associazione o di accesso all’account personale eventualmente aperto da Te, anche ai fini di gestione della sicurezza dei dati e del portale copernicani.it .
7. Predisposizione di misure finalizzate al rispetto della normativa sull’anti-riciclaggio, incluse le attività finalizzate ad identificarti e la tua affidabilità in relazione alla provenienza dei finanziamenti all’Associazione.
8. Finalità connesse a registrazioni e trattamento dell’immagine: con il Tuo esplicito consenso, i Dati da Te forniti (ad esempio: registrazioni audio, immagini riprese tramite filmati e/o fotografie, interviste nel corso di eventi organizzati dalla Associazione a cui Voi prenderete parte) saranno trattati per attività di promozione della Associazione.

Base giuridica del trattamento

L’Associazione COPERNICANI effettuerà il trattamento:

1. sulla base del Tuo consenso qualora intenda inviarti newsletter informative e Tu non risulti essere un associato della Associazione (art. 6, punto 1, lett. A GDPR);
2. perché è necessario per la gestione delle attività di cui ai punti 1) – 7) sopra e per il rapporto associativo in genere in essere con Te;
3. perché è necessario per adempiere agli obblighi legali, ai quali siamo soggetti (ad es. obblighi contabili, retributivi, previdenziali, controlli antiterrorismo);
4. perché il trattamento è necessario per perseguire un legittimo interesse (ad es. verifiche antiriciclaggio, prevenzione delle frodi, salvaguardia di interessi strategici della Associazione).

Ne consegue che il conferimento dei Dati personali è obbligatorio per le finalità riportate ai punti 1) – 7) sopra.

La finalità di cui al punto 1, tuttavia, non deriva da un obbligo di legge ed il conferimento dei relativi consensi è facoltativo, qualora Tu non sia un associato della Associazione ed intenda solo ricevere informazioni, newsletter e comunicazioni concernenti l’Associazione senza che il tuo account email sia inserito in un gruppo di indirizzi relativi agli associati. Il mancato consenso non ci permetterà di inviarti materiale informativo.

Anche la finalità di cui al punto 8 sopra, non deriva da un obbligo di legge ed il conferimento dei relativi consensi è facoltativo.

L’eventuale parziale o totale mancato conferimento dei dati comporterà la parziale o totale impossibilità di raggiungere le finalità di cui sopra.

Non utilizzeremo i Tuoi dati personali per finalità diverse e ulteriori rispetto a quelle descritte nella presente informativa, se non informandoti previamente e, ove necessario, ottenendo il Tuo consenso.

Come utilizzerete i miei dati?

L’Associazione COPERNICANI ha come obiettivo la tutela dei Dati dei propri associati, simpatizzanti, visitatori del sito, collaboratori, dipendenti, ecc., improntando il loro trattamento ai principi di correttezza, di liceità e trasparenza.

Ti informiamo, pertanto, che i Tuoi Dati personali saranno trattati, tramite l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la massima sicurezza e riservatezza, mediante archivi e supporti cartacei, con l’ausilio di supporti digitali, mezzi informatici e telematici.

Le comunicazioni della Associazione potranno avvenire in modalità tradizionali (es., posta cartacea, telefonate con operatore), automatizzate (es., telefonate senza operatore) ed assimilabili (es: fax, e-mail, sms, mms).

Ti è comunque data la facoltà di esercitare il diritto di opposizione che, in assenza di Tua indicazione contraria, verrà riferita tanto alle comunicazioni tradizionali quanto a quelle automatizzate.

Quali dati personali trattate?

L’Associazione COPERNICANI richiede solo i dati necessari per espletare le attività di cui ai punti 1) – 7) sopra, nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all’art. 5, punto 1, lett. c) GDPR.
I dati personali richiesti sono pertanto adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario ai sensi del rapporto tra l’associato e l’associazione e alla vita associativa dell’associato, nonché agli obblighi di legge a cui l’Associazione è tenuta.
I dati richiesti pertanto sono essenzialmente i seguenti:

• NOME
• COGNOME
• SESSO
• DATA E LUOGO DI NASCITA
• DOMICILIO
• CODICE FISCALE
• PROFESSIONE
• E-MAIL
• NUMERO DI TELEFONO CELLULARE
• PEC (se posseduta)
• ESTREMI DEL DOCUMENTO DI IDENTITA’ (Numero, autorità emittente, data di scadenza, eventuale scansione del documento)

Non sono richiesti dati sanitari o giudiziari.

Tuttavia, nello svolgimento della vita Associativa, Tu potresti rivelare (anche se non espressamente richiesto dall’Associazione), informazioni relative alle Tue opinioni politiche e sindacali, ovvero a dettagli relativi a Tuoi precedenti penali. Tali informazioni, non sono richieste espressamente dall’Associazione in sede di iscrizione alla Associazione ma ove fornite liberamente da quest’ultimo, ad esempio per candidarsi a ruoli che prevedano delle incompatibilità, verranno trattate dall’Associazione in conformità alle prescrizione previste dal Garante Privacy italiano e dal Regolamento (UE) 2016/679, anche alla luce del Provvedimento n. 107 del 6 marzo 2014 ove applicabile successivamente al 25 maggio 2018.

Per quanto tempo conserverete le mie informazioni?

I Tuoi Dati personali saranno conservati, a partire dal loro ricevimento/aggiornamento, per un periodo congruo rispetto alle finalità di trattamento sopra riportate.

Qui di seguito la durata dei diversi trattamenti:

Categorie	Durata	Principali riferimenti normativi
Candidati per un lavoro/collaborazione/consulenza con l’Associazione	massimo 24 mesi	art. 11 lett. e) del D.Lgs 196/2003 e art 5 lett. e) del Reg UE 2016/679
Dipendenti/collaboratori della Associazione	10 anni	art. 43 del Dpr 600/73; art. 2946 codice civile sulla prescrizione ordinaria; Titolo I, Capo III, del D.lgs.81/08 e s.m.i.
Associati	5 – 10 anni	art. 2948 codice civile che prevede la prescrizione di 5 anni per i pagamenti periodici; art. 2220 codice civile che prevede la conservazione per 10 anni delle scritture contabili; art. 22 del D.P.R. 29 Settembre 1973, n.600.
Utenti non associati ma interessati alla ricezione di newsletter informative della Associazione	Nel rispetto dei termini prescritti dalla legge per la tipologia di attività e comunque fino alla revoca del consenso o fino all’esercizio del diritto di opposizione	art. 23 del D.lgs. 196/03; Provv. generale del 15/05/13; art. 21 Reg. UE 2016/679

Condividerete le mie informazioni con altri soggetti?

L’Associazione COPERNICANI comunica i tuoi dati personali a soggetti terzi che assistono l’Associazione nello svolgimento delle diverse attività associative, ivi inclusa la gestione della piattaforma internet e dei sistemi informatici connessi.

Tali soggetti terzi sono i cosiddetti responsabili del trattamento dei tuoi dati personali, una figura ora prevista all’art. 4, punto 8 del GDPR e dal successivo art. 28 GDPR.

Inoltre l’Associazione potrà comunicare i tuoi dati a soggetti terzi per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, regolamenti, normative comunitarie o per aspetti riguardanti la gestione ed esecuzione del rapporto associativo.

Per tutte le finalità indicate nella presente informativa i Tuoi Dati potranno essere comunicati anche all’estero, all’interno e all’esterno dell’Unione Europea, nel rispetto dei diritti e delle garanzie previsti dalla normativa vigente, previa verifica che il Paese in questione garantisca un livello di protezione “adeguato”.

I Dati verranno, inoltre, trattati da risorse interne alla Associazione COPERNICANI, adeguatamente istruite, che operano in qualità di personale autorizzato al trattamento dei Dati.

Si informa, altresì, che in adempimento ad una policy aziendale, tutte le mail aziendali verranno conservate attraverso un sistema di archiviazione ceduto in outsourcing.

L’accesso ai Dati archiviati potrà essere effettuato solo  dalle pubbliche autorità, nei casi e modalità previsti dalle leggi vigenti, in ipotesi di controversie giudiziarie.

I Tuoi Dati personali non sono soggetti a diffusione.

Tuttavia, con il tuo consenso, le immagini relative alla Tua persona e altre informazioni (come nome e cognome o altri dati personali) potranno essere pubblicate sul sito internet copernicani.it e sui social network connessi alla Associazione. In tal caso ti invitiamo a leggere le informative privacy dei social network dove verrà pubblicata la tua immagine.

Una stringa anonimizzata creata a partire dal tuo indirizzo email (altrimenti detta hash) può essere fornita al servizio Gravatar per vedere se lo stai usando. La privacy policy del servizio Gravatar è disponibile qui.

Quali sono i miei diritti?

In qualsiasi momento, avrai il diritto di chiedere:

1. l’accesso ai tuoi dati personali;
2. la loro rettifica in caso di inesattezza degli stessi;
3. la cancellazione;
4. la limitazione del loro trattamento.

Avrai inoltre:

• il diritto alla loro portabilità, ossia di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali da te forniti,
• il diritto di opporti al loro trattamento:
  • se trattati per il perseguimento di un legittimo interesse della Associazione COPERNICANI;
  • se trattati per finalità di informativa qualora tu non sia un associato;

Noi prenderemo in carico la Tua richiesta con il massimo impegno per garantire l’effettivo esercizio dei Tuoi diritti. Infine, avrai il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale (Garante Privacy).

Posso revocare il mio consenso dopo averlo prestato?

Si, potrai revocare, in qualsiasi momento, il Tuo consenso, senza che ciò possa, tuttavia:

• pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
• pregiudicare ulteriori trattamenti degli stessi dati fondati su altre basi giuridiche (ad esempio, obblighi contrattuali o obblighi di legge cui è soggetta l’Associazione COPERNICANI).

Ho ancora delle domande…

Per ulteriori informazioni sulla presente informativa o su qualsiasi tematica privacy, o se desideri esercitare i Tuoi diritti o revocare il Tuo consenso, potrai rivolgerti direttamente a privacy@copernicani.it

Modifiche

Ricordati che la presente informativa potrà essere aggiornata e ti invieremo via email eventuali aggiornamenti. Tuttavia non potremo utilizzare i dati personali per finalità diverse da quelle per le quali Tu ci hai fornito il consenso e non potremo mutare la base giuridica del trattamento se non previo tuo nuovo consenso.