Riformare il protocollo per metterlo al servizio del cittadino

Come Copernicani sosteniamo una rifondazione digitale della Pubblica Amministrazione. Accanto ai grandi cantieri già considerati nel PNRR, esistono anche delle modifiche più contenute nell’investimento e facilmente attuabili eppure con profondo impatto sul miglioramento del servizio ai cittadini. La nostra proposta: sfruttare in modo “smart” l’esistente digitalizzazione del sistema di protocollo per rendere più efficiente e trasparente i processi burocratici. La proposta è stata ripresa dal Sole 24 Ore in un articolo a firma di Carlo Cottarelli e Patrizia Feletig pubblicato il 5 agosto 2021.

Il governo è impegnato in una profonda riforma della pubblica amministrazione. I

n questo articolo lanciamo una proposta: utilizzare il sistema di protocollo per rendere più efficiente la Pubblica amministrazione.

A prima vista sembrerebbe che non ci sia nulla di più burocratico del protocollo, il sistema di registrazione di date in cui le “pratiche” passano da un ufficio all’altro nella pubblica amministrazione. Eppure, sfruttando la sua digitalizzazione (già operativa) ci sono tante cose che si potrebbero fare in modo più efficiente e trasparente.

Il protocollo è stato informatizzato per legge 23 anni fa ed è presente nelle amministrazioni ed aziende statali. Ogni comunicazione tra amministrazioni e tra amministrazioni e cittadini è tracciata dai sistemi di protocollo: registrata con data certa, categorizzata e assegnata all’ufficio pertinente. Questi sistemi sono stati interpretati perlopiù in senso archivistico, finalizzandoli alla memorizzazione di documenti producibili in contenzioso. Sono registratori, non abilitatori di processi digitalizzati, potenzialità che resta latente, inespressa. Non che questa idea non ci fosse, semplicemente non è stata sfruttata ma oggi, anche grazie alla diffusione di SPID, potrebbe essere un cuore per una riforma in tre punti della macchina burocratica.

1. Il primo punto di riforma potrebbe essere l’aggregazione dei dati di processo dei vari iter burocratici ottenuti dai sistemi di protocollo. Con i big data avremmo la possibilità di analizzare statistiche certe e rappresentative di ogni tipo di procedimento in tutta Italia: date di presentazione, tempi di attraversamento, amministrazioni coinvolte, eccetera.
2. Il secondo punto riguarda la durata degli iter burocratici. Sappiamo che per molti atti le amministrazioni rispondono oltre i termini; talvolta non rispondono proprio. Per alcuni atti, dopo termini prestabiliti, scatta il silenzio-assenso: misura più teorica che reale perché chi ha sottomesso un’istanza non può documentare a terzi in modo certo l’avvenuto silenzio-assenso (ad esempio per richiedere un mutuo). Ciò vale anche per iter articolati: se per una fase scatta il silenzio assenso, non essendo materialmente dimostrabile, la pratica si arena. Il protocollo informatico potrebbe sbloccare molte pratiche burocratiche arenate: per atti con durate superiori ai termini di silenzio-assenso, potrebbe inviarne automaticamente una attestazione. Il recente decreto legge sulle semplificazioni prevede invece che il cittadino o l’impresa che non riceve risposta entro i termini previsti debba presentare una specifica domanda per ottenere un “certificato di non risposta”, allungando ulteriormente i tempi di attesa. La pubblica amministrazione deve rispondere entro 10 giorni a questa nuova richiesta, dopodiché può essere utilizzata un’autocertificazione, ma sarà tale autocertificazione accettata da tutti? Una risposta automatica che venga direttamente dall’amministrazione pubblica sarebbe certo più rassicurante.
3. Il terzo punto riguarda il rapporto con i cittadini che la legge ha previsto debba assicurare «garanzia dell’imparzialità e della trasparenza dell’azione amministrativa» che le amministrazioni devono considerare tra i propri obiettivi quando utilizzano strumenti informatici (come il protocollo). Un articolo stabiliva che le amministrazioni non potessero richiedere al cittadino moduli non disponibili sul loro sito web: file PDF da scaricare, stampare, compilare e consegnare allo sportello. Oggi, tutti noi abbiamo compilato moduli online. Spesso sono realizzati con Google Forms (o una delle molte alternative esistenti): un sistema semplice e veloce per creare moduli online. Immaginiamo di dotare i sistemi di protocollo di una funzionalità simile a Google Forms e con esso realizzare i moduli online precedentemente in PDF. Il cittadino potrebbe accedere al sito dell’amministrazione con SPID, oggi in possesso di oltre 22 milioni di cittadini, in rapida crescita, corrispondente ad una grande parte dei nuclei familiari. Grazie a SPID e all’anagrafe digitale ANPR si potrebbe precompilare il modulo e firmarlo digitalmente, non necessitando di allegare documenti di identità. Si eviterebbe agli uffici la ricopiatura dei dati, fonte di errori e lungaggini, nonché la loro verifica, essendo ottenuti da fonti ufficiali. Tramite app IO o posta certificata il sistema potrebbe avvisare il cittadino dell’aggiornamento della pratica fornendogli un riferimento digitale per accedere ed esaminarne l’avanzamento.

Queste funzioni non sono oggi gestite dai sistemi, ma sono fattibili senza nuove leggi, nel pieno rispetto della privacy, aggiornando le linee guida emesse da AgID e coordinando le poche aziende che offrono sistemi di protocollo. Questo ridurrebbe i costi della burocrazia con un minimo investimento di fondi del PNRR, assolutamente trascurabile rispetto al costo della macchina pubblica.