Regolamenti emessi dal Comitato per i regolamenti

Regole Tecniche emesse dal Comitato per i sistemi interni

Regolamenti

Regolamento diffusione dei verbali

I verbali delle riunioni, una volta approvati, devono essere resi disponibili a tutti i Soci prima dell’inizio della riunione successiva dell’organo.

E’ escluso dall’obbligo di pubblicazione la parte di verbali che per loro natura rivestano carattere di confidenzialità stabilita con apposito voto favorevole da parte dei due terzi dei componenti presenti alla riunione oggetto di verbalizzazione. La decisione di confidenzialità può essere oggetto di appello al Collegio dei Garanti da parte di almeno un terzo dei membri dell’organo. Salvo eventuale decisione specifica da parte del Consiglio Direttivo, ogni vincolo di confidenzialità cessa cinque anni dopo la data del verbale ed il verbale viene reso pubblico nelle modalità standard.

I verbali devono essere pubblicati con una codifica in formato aperto in apposita area riservata del sito e dovranno obbligatoriamente contenere:

  • Un numero di sequenza del verbale
  • Luogo fisico e sistema di videopartecipazione
  • Data ed ora di inizio e fine della riunione
  • Indicazione del Presidente la riunione
  • Nome del Verbalizzante
  • Elenco dei partecipanti con modalità di partecipazione di ciascuno
  • Ordine del giorno della convocazione
  • Resoconto dello svolgimento della riunione

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Modalità di iscrizione soci

Le persone fisiche possono associarsi all’Associazione Copernicani (Associazione) sottoponendo domanda di associazione da far pervenire al Consiglio Direttivo.

L’iscrizione è valida per anno solare e termina il 31 dicembre di ogni anno.

La presentazione avviene online secondo le modalità tecniche definite dal Comitato per i Sistemi interni e così come indicato nel sito dell’Associazione.

La domanda deve contenere i seguenti dati obbligatori:

  • Nome,
  • Cognome,
  • Data e Luogo di nascita,
  • Codice Fiscale
  • Domicilio,
  • Professione,
  • Numero di cellulare,
  • indirizzo email,

e, opzionalmente,

  • indirizzo PEC
  • estremi del documento di identità (Numero, autorità emittente, data di scadenza, eventuale scansione fronte/retro del documento se richiesto)

Il richiedente deve

  • dichiarare l’insussistenza di fattori ostativi con quanto previsto da Statuto, Codice Etico, Carta dei Valori e dei regolamenti vigenti,
  • accettazione delle norme e degli obblighi derivanti l’associazione,
  • esonero dell’Associazione da ogni responsabilità per tutti i danni, fisici e/o patrimoniali, che potranno derivare ad ogni titolo dallo svolgimento delle attività organizzate dall’Associazione, nel caso non siano diretta conseguenza di dolo o colpa grave dell’Associazione stessa
  • impegno a versare la quota associativa annuale deliberata dal Consiglio Direttivo, mediante versamento con Carta di Credito, PayPal o altro sistema elettronico di pagamento, o tramite una delle seguenti criptovalute: Bitcoin (BTC), Ethereum (ETH), Bitcoin cash (BCH), Litecoin (LTC).

Al richiedente deve essere fornita adeguata informativa in merito di trattamento dei dati personali e, al fine di poter consentire l’iscrizione all’Associazione deve autorizzare il trattamento.

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Modalità elezione Consiglio Strategico

Art.1 (determinazione del consiglio strategico)

Il Consiglio strategico è composto:

  1. dai componenti il Consiglio Direttivo;
  2. dai Presidenti dell’Associazione non più in carica;
  3. da un massimo di 20 membri permanenti rappresentanti le Commissioni Tematiche;
  4. da un massimo di 20 membri permanenti rappresentanti le Commissioni Territoriali

Il Consiglio Strategico può cooptare, su proposta di almeno 5 membri con voto a scrutinio segreto a maggioranza semplice, ovvero con la maggioranza dei votanti, nuovi componenti, nel numero massimo di un ottavo (arrotondato al numero superiore) del numero dei componenti a inizio mandato, da sottoporre alla ratifica della prima Assemblea utile.

Il Comitato per i Sistemi Interni potrà predisporre il sistema di Scrutinio segreto, ivi inclusa una eventuale procedura informatica. Nel caso si adotti una procedura informatica sviluppata internamente, il relativo codice sorgente deve essere reso disponibile a ogni socio richiedente, a fini di verifica.

Art. 2 (determinazione dei componenti rappresentanti le commissioni tematiche e territoriali)

Di norma, fa parte del Consiglio Strategico il segretario di ciascuna commissione.

Nel caso fossero vigenti più di 20 Commissioni tematiche o più di 20 commissioni territoriali, i relativi rappresentanti nel Consiglio Strategico vengano selezionati come segue:

  1. L’assemblea dei soci vota tra i segretari, i quattro più votati entrano a far parte del comitato strategico,
  2. gli ulteriori 16 membri del Consiglio Strategico vengono estratti a sorte, con il sistema del “Sorteggio” tra i segretari rimanenti.

Le elezione di cui al punto a) del comma precedente, avviene mediante votazione segreta. Ciascun socio dispone di 3 preferenze. Vengono conteggiati solo i voti validi.

Art. 3 (sistema del “Sorteggio”)

Il sistema del “sorteggio” si basa su un sistema di scelta casuale, con modalità stabilite dal Comitato per i Sistemi interni .

Nel caso si adotti una procedura informatica sviluppata internamente, il relativo codice sorgente deve essere reso disponibile a ogni socio richiedente, a fini di verifica.

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Regolamento della Procedura Spritz

Art.1 (Disciplina della presentazione della Lista generale)

Partecipano all’elezione del Consiglio Direttivo, e possono candidarsi, i Soci regolarmente iscritti all’anno di indizione delle elezioni e privi di provvedimenti sanzionatori definitivi ai sensi dell’articolo 8 lettera c) dello statuto.

Entro 10 giorni dalla data delle elezioni, i soci che intendono candidarsi presentano la propria candidatura inviando un curriculum vitae al Collegio dei Garanti e le dichiarazioni previste ai sensi del Codice Etico.

Entro 7 giorni dalla data delle elezioni il Collegio dei Garanti, verificata la eleggibilità dei candidati, compone la Lista Generale che rende disponibile ai componenti del Consiglio Strategico, corredata dai corrispondenti Curriculum Vitae e dalle dichiarazioni previste ai sensi del Codice Etico.

Gli eventuali ricorsi possono essere presentati entro 5 giorni dalla data delle elezioni ai Garanti che si esprimeranno entro 3 giorni dalla data delle elezioni.

Art. 2 (Formazione del Minor Consiglio)

La base elettorale del Minor Consiglio è composta dai membri del consiglio strategico, escludendo i componenti la Lista Generale ed i loro parenti o affini fino al secondo grado e le persone che rivestono incarichi regionali o nazionali nelle medesime organizzazioni politiche dei candidati. La base elettorale viene composta dal presidente dell’associazione entro il giorno prima delle elezioni.

  1. Il minor consiglio è formato da 10 membri selezionati tra i membri della base elettorale;
    qualora i candidati siano nella stessa quantità delle persone da eleggere il Minor Consiglio si intende formato dai candidati eleggibili ed il resto della procedura viene ignorata;
  2. qualora i membri del consiglio strategico che ne possano fare parte siano in numero minore, il Minor Consiglio sarà formato dal numero massimo possibile di membri del Consiglio Strategico, integrato da un numero di membri pari a quelli mancanti con il metodo del “Sorteggio”tra i soci che ne possano fare parte, non iscritti alla Lista Generale;
  3. in caso diverso dai precedenti 1. e 2., i membri sono estratti a sorte con il sistema del “Sorteggio”.

Art. 3 (Determinazione del Bacino dei Candidati)

Il Minor Consiglio elegge tra i componenti della Lista Generale il Bacino dei Candidati con il metodo Single Transferable Vote, come definito nello Scottish Local Government Elections Order 2007 Num. 42.

Art. 4 (Elezione del Consiglio Direttivo)

Il Consiglio Strategico elegge la metà del Consiglio Direttivo tra il Bacino dei Candidati con con il metodo Single Transferable Vote, come definito nello Scottish Local Government Elections Order 2007 Num. 42.

La seconda metà del consiglio direttivo viene determinata estraendo a sorte i suoi membri con il sistema del “Sorteggio”, tra i componenti residui del Bacino dei Candidati.

Art. 5 (Elezione del Presidente del Consiglio Direttivo, dei Vicepresidenti ed integrazione del Consiglio Direttivo)

Ogni membro del Consiglio Direttivo, prima dell’inizio della votazione, deve indicare se intenda non rendersi disponibile alla presidenza dell’Associazione; in caso contrario, deve indicare se in caso di elezione intenda integrare il Consiglio Direttivo con ulteriori Soci ai sensi dell’Art.5 dello Statuto nonché, in caso affermativo, produrre i curriculum vitae di tali Soci.

Il Consiglio Direttivo, con tre votazioni successive, elegge al proprio interno il suo Presidente e i 2 vicepresidenti con il metodo Instant Runoff Voting, come definito nel San Francisco Charter § 13.102.

Infine, i Soci indicati dal Presidente neo eletto al comma 1 vengono cooptati nel Consiglio direttivo.

Art. 7 (Sistema del “Sorteggio”)

Il sistema del “sorteggio” si basa su un sistema di scelta casuale, con modalità stabilite dal Comitato per i Sistemi interni.

Nel caso si adotti una procedura informatica sviluppata internamente, il relativo codice sorgente deve essere reso disponibile a ogni socio richiedente, a fini di verifica.

Art. 8 (Svolgimento delle votazioni)

I parametri e le modalità di svolgimento delle votazioni, sentito il Consiglio Direttivo, devono essere fissati dal Collegio dei Garanti in conformità con quanto previsto dallo Statuto e comunicati ai membri del Comitato per i Sistemi Interni per l’approntamento delle procedure di voto.

Tutte i procedimenti delle operazioni di voto devono devono essere svolte alla presenza di una Commissione di Garanzia determinata dal Collegio dei Garanti, devono essere registrate e le registrazioni rese disponibili ai Soci che ne facciano richiesta. La proclamazione dei risultati viene effettuata dalla Commissione di Garanzia.

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Regolamento di elezione dei revisori contabili

Art. 1 (Aventi diritto)

Può essere candidato ed eletto a revisore contabile, un socio o un esterno all’associazione, avente i seguenti requisiti:

  1. se socio, deve iscritto regolarmente all’associazione e privo di sanzioni disciplinari ed in possesso di competenze contabili;
  2. se esterno, deve essere in possesso di competenze contabili, e promossa da un socio iscritto regolarmente all’associazione;

nel caso della punto 2) del comma precedente, il candidato deve dichiarare di accettare la candidatura.

Art.2 (disciplina della presentazione delle candidature)

I soggetti che intendono candidarsi, di cui all’articolo 1, presentano la propria candidatura entro 10 giorni dall’indizione delle elezioni, al presidente dell’associazione, o nel caso di prima elezione del consiglio direttivo, al socio fondatore più giovane.

La composizione della Lista di candidati, sarà dichiarata 10 giorni prima dalla data delle elezioni.

Gli eventuali ricorsi possono essere presentati entro 5 giorni dalla data delle elezioni ai Garanti che si esprimeranno entro i successivi 2 giorni.

La pubblicazione della Lista dei Candidati avviene il giorno prima delle elezioni. Nessun ricorso è ammesso dopo tale pubblicazione e si aprono ufficialmente le elezioni.

Art. 3 (estrazione a sorte dei candidati)

Il socio fondatore più giovane procede all’estrazione a sorte con il sistema del “Sorteggio”, dalla Lista dei candidati, di un numero pari a 7 aventi diritto, che comporranno la lista dei candidati da sottoporre alla votazione dell’assemblea dei soci.

Art. 4 (votazione in assemblea)

L’assemblea elegge 3 revisori e nomina 2 supplenti. I revisori vengono eletti mediante votazione da parte dei soci. Ciascun socio ha a disposizione 5 preferenze e vincono i primi 3 con maggiori voti. Qualora vi fossero candidati a parità di voto, si procede il sistema del “sorteggio”.

Sempre a sorte con il sistema del “Sorteggio” vengono individuati tra i non eletti, un numero di 2 supplenti.

Art. 5 (sistema del “Sorteggio”)

Il sistema del “sorteggio” si basa su un sistema di scelta casuale, con modalità stabilite dal Comitato per i Sistemi interni .

Nel caso si adotti una procedura informatica sviluppata internamente, il relativo codice sorgente deve essere reso disponibile a ogni socio richiedente, a fini di verifica.

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Modalità elezione segretari Commissioni

Art. 1 (elezione del segretario della commissione)

L’elezione del Segretario avviene mediante votazione segreta e interna tra tutti i membri della commissione che manifestino in tempo utile la propria disponibilità al Collegio dei Garanti che ne asseverano la eleggibilità.

Il quorum necessario è stabilito per la prima votazione nella metà più uno dei componenti della Commissione e nella seconda votazione nella metà più uno dei presenti.

Se alla prima votazione nessun candidato eleggibile raggiunge il quorum:

  1. in caso di candidato unico, la candidatura si intende respinta;
  2. in caso di più candidati, si procede al ballottaggio tra i due candidati più votati;
  3. in caso di parità fra voti favorevoli e contrari ovvero fra due candidati, si ripete immediatamente la votazione

Se il risultato della seconda votazione è ancora di parità le candidature si intendono respinte e si procede a sorte con il sistema del “Sorteggio”.

La votazione si effettua con il metodo Instant Runoff Voting, come definito nel San Francisco Charter § 13.102 e secondo le modalità tecniche stabilite per il suo utilizzo dal Comitato per i Sistemi Interni

Art. 2 (sistema del “Sorteggio”)

Il sistema del “sorteggio” si basa su un sistema di scelta casuale, con modalità stabilite dal Comitato per i Sistemi interni .

Nel caso si adotti una procedura informatica sviluppata internamente, il relativo codice sorgente deve essere reso disponibile a ogni socio richiedente, a fini di verifica.

Art. 3 (decadenza del segretario)

Qualora la maggioranza assoluta dei membri della commissione, ovvero la maggioranza dei membri, avanzi la proposta di cessazione della carica di Segretario al Collegio dei Garanti, questi su loro delibera, analizzate le motivazione allegate alla proposta, possono determinarne la decadenza.

La decisione dei garanti non è appellabile.

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Regole tecniche

Regole tecniche di votazione e sorteggio

Per effettuare le modalità di votazioni Single Transferable Vote, come definita nello Scottish Local Government Elections Order 2007 Num. 42, ed Instant Runoff Voting, come definita nel San Francisco Charter § 13.102, previsti dal Regolamento della Procedura Spritz e dal Regolamento per l’individuazione dei Segretari delle Commissioni, si utilizzano le implementazioni effettuate dal servizio online Opavote.

  1. I garanti forniscono ai sistemi interni la lista dei candidati ed il loro indirizzo email in un file csv.
  2. I garanti forniscono ai sistemi interni la lista degli aventi diritto al voto. Qualora una lista certificata di elettori sia già disponibile nei sistemi informatici dell’associazione potrà essere utilizzata quella sentito il parere dei garanti.
  3. I garanti comunicano ai sistemi interni il periodo nella quale l’elezione si deve svolgere, (apertura e chiusura delle attività di voto).
  4. I sistemi interni predispongono l’elezione sul sistema Opavote.
  5. L’attivazione dell’elezione verrà effettuata dai sistemi interni in videoconferenza è registrata, alla conferenza dovrà partecipare almeno un garante perchè l’elezione sia valida.
  6. Gli elettori riceveranno le indicazioni per votare elettronicamente all’indirizzo di posta elettronica che hanno indicato allo scopo.
  7. Lo scrutinio dell’elezione verrà effettuato dai sistemi interni al termine delle elezioni, usando le procedure previste dalla piattaforma opavote. La procedura avverrà in videoconferenza registrata, alla conferenza dovrà partecipare almeno un garante.
  8. I garanti comunicheranno i risultati agli associati.

Per effettuare il Sorteggio di cui all’art. 7 del Regolamento della Procedura Spritz ed altri Regolamenti che prevedano il sorteggio, si utilizza l’implementazione effettuata dal servizio online random.org.

  1. I garanti forniscono ai sistemi interni in un file di testo, la lista dei candidati da sorteggiare.
  2. I sistemi interni predispongono una videoconferenza registrata nella quale effettueranno l’operazione di sorteggio, utilizzando il servizio on-line random.org. Perchè il sorteggio sia valido alla conferenza dovrà partecipare almeno un membro del comitato dei garanti.
  3. Il sistema Random.Org modificherà l’ordine dei nomi nella lista in input, si assumerà che i candidati ultimi nella lista riordinata, saranno quelli esclusi.
  4. I garanti comunicheranno il risultato agli associati.

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Modalità di partecipazione dell’Assemblea

La partecipazione all’Assemblea deve essere consentita fisicamente o online, con modalità tecniche in grado di accertare, anche in modo indiretto, l’identità del partecipante.

Nel caso di partecipazione online, il Socio ha il diritto di effettuare una prova dei sistemi entro il giorno precedente alla data dell’Assemblea.

Il Comitato per i Sistemi Interni stabilisce le modalità tecniche della partecipazione che deve assicurare

  • la possibilità di seguire i lavori dell’Assemblea,
  • la possibilità di intervenire in Assemblea
  • la possibilità di esprimere i propri voti, con rilevamento degli esiti in near real time
  • la prova dei sistemi da parte dei soci antecedentemente l’Assemblea.

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Modalità convocazioni

Le convocazioni devono avvenire nei tempi stabiliti dallo statuto per i vari organi.

Le convocazioni saranno effettuate con i seguenti sistemi:

  • invio alla Email indicata dal socio, iscritto all’atto della iscrizione o sulla propria scheda personale di contatto sui sistemi della associazione. La Email sarà inviata attraverso un sistema elettronico che certifichi la data di invio quale la posta elettronica certificata e dovrà contenere la convocazione firmata digitalmente. Tale messaggio sarà la convocazione originale. Potrà essere spedita una copia di email con sistemi diversi al fine di migliorare la comunicazione e a titolo di esempio allegare convocazione agenda per conferma partecipazione, includere link e documenti riguardanti la riunione ecc.
  • pubblicazione sul sito nelle aree riservate ai soci e iscritti.

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